Sobre este documento

Este documento é a política de privacidade dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres, tendo a seguinte estrutura: está organizado para começar a explicar a natureza da organização dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres e a sua visão e postura sobre a privacidade, seguindo depois para a explicação sobre todo o processamento de dados pessoais partindo dos detalhes mais genéricos para os mais específicos:

• Organização dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres
  • Membros da organização dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres
  • Postura da organização perante a protecção da privacidade e definição de expectativas
• Processamento de dados pessoais
  • Quem processa (e tem acesso) aos seus dados pessoais?
    • Entidades que operam infraestrutura utilizada pela organização, onde ocorre processamento de dados pessoais
  • Processamento de dados pessoais por membros da organização
    • Ao visitar o sítio web dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres
    • Por membros da organização em outros momentos
    • Propósitos do processamento de dados pessoais pela ANSOL
    • Processamento por outros fornecedores de infraestrutura dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres
      • GitLab no alojamento do sítio web
• Informações técnicas sobre o sítio web
  • Vanilla Framework
  • Hugo
  • O sítio web dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres
• Destruição dos dados pessoais após o período de retenção
• Direitos como titular dos dados
  • Como pode exercer os seus Direitos como titulares dos dados
• Identificação dos dados pessoais recolhidos, dos fundamentos legais, e outras informações
  • Informações prévias
  • Informação detalhada e especifica do processamento especifico de dados pessoais

A política de privacidade foi criada para ser aplicável desde o dia um de Janeiro de 2025, tendo, no entanto sito alterada em:

1. dia 20 de Janeiro de 2025.

A organização dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres

A organização dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres (ECTL) é neste documento referida como “a organização”, ou simplesmente “organização”.

A organização é constituída por indivíduos voluntários, sem que haja qualquer tipo de relação contratual, ou legal entre eles.

A equipa não é uma entidade legalmente constituída, apenas um grupo informal de indivíduos, alguns que se consideram membros de outras comunidades, outros sem qualquer filiação.

Não sendo uma entidade constituída legalmente a ECTL não tem qualquer obrigação legal de ter uma política de privacidade, ainda assim a organização resolveu ter uma por estar alinhado com os valores que defende.

A organização estabelece e comunica esta política de privacidade nos termos que se seguem para garantir que todos os visitantes do website da ECTL e participantes dos eventos estão informados a respeito da forma como queremos proteger a sua privacidade. Se tiver criticas, ou sugestões, por favor contacte-nos de forma simpática, pois estamos dispostos a ler a sua critica/sugestão e a ponderar melhorar o documento e as nossas práticas.

Se tiver sugestões, além de nos contactar pelo formulário de contacto, pode também propor alterações ao documento, submetendo-as na forma de um merge request para o repositório do nosso site e nós prometemos ponderar a sua proposta.

Postura da organização perante a protecção da privacidade e definição de expectativas

Os eventos dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres, são eventos públicos, são abertos a todos quanto os que concordem em comportar-se neles e perante as comunidades que participam nos encontros, de acordo com o Código de Conduta da Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres, e quando aplicável também das comunidades participantes, por isso um certo grau de publicidade sobre os participantes deve ser esperado por estes. Contudo a organização realiza um esforço por preservar ao máximo de acordo com o interesse dos titulares dos dados e da organização como definidos e descritos o mais detalhadamente possível neste documento. A organização irá também esforçar-se por criar um ambiente seguro, e favorável à protecção da privacidade dos participantes.

A organização evita qualquer processamento e dados pessoais sempre que lhe for possível, até mesmo o processamento de dados que está descrito neste documento, excepto quando serve para promover os interesses da missão dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres de divulgar a sua actividade e preservar a memória histórica da sua actividade. Não há qualquer intenção de obter ganhos financeiros com o processamento dos dados, apenas facilitar e promover a realização das actividades, na medida estrita em que esses dados são necessários para os fins.

A organização limita ao máximo que lhe for possível o acessos aos dados processados e procura proteger os mesmos no melhor das suas capacidades, estando disposta a prestar esclarecimentos adicionais e a melhorar as suas práticas de protecção da privacidade.

A organização não efectua processamento de dados estatísticos individualizados sobre os participantes nos eventos e actividades. Mas pode fazer estatísticas relativas à totalidade dos participantes em cada evento e actividade e à totalidade dos participantes em todos os eventos e actividades, para compreender melhor a participação do público.

A organização não cria, nem mantém perfis sobre os participantes nos eventos. Há perfis que podem ser gerados, mantidos e até tornados públicos relativos a organizadores, contribuidores, oradores, quem dirigir oficinas, organizar eventos e actividade em nome dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, ou de alguma forma no seu contexto.

Processamento de dados pessoais

Quem processa (e tem acesso) aos seus dados pessoais?

Os dados processados, fundamentos para o seu processamento, o(s) propósito(s) do(s) processamento(s) de cada dado, período de retenção, a obrigação de fornecer os dados para o fim/fins descrito(s), a publicidade, e quaisquer informações e notas adicionais, estão na secção “Identificação dos dados pessoais recolhidos, dos fundamentos legais, e outras informações”, deste documento.

• os membros da organização que são simultaneamente administradores da ETCL, que estão envolvidos na administração dos seus meios técnicos necessários e/ou na organização da “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”,
• por representantes de entidades que operam infraestrutura utilizada pela organização,

Entidades que operam infraestrutura utilizada pela organização, onde ocorre processamento de dados pessoais

Por transferência, por parte da organização, ou por transferência que ocorra durante a simples utilização por parte do titular dos dados de infraestrutura pública da organização

• ANSOL - Associação Nacional para o Software Livre (NIPC: 513661174).
• GitLab B.V. e GitLab, Inc.

Processamento de dados pessoais por membros da organização

Alguns membros da organização, para fins relacionados com a realização dos eventos e actividades dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, têm acesso a dados pessoais processados pela organização, e podem realizar algum processamento de dados para os fins necessários e descritos mais adiante. A organização procura limitar quais os seus elementos com acesso, ao mínimo estrito e necessário para o fim em questão e informa os membros da necessidade de proteger os dados e privacidade dos titulares, e de só os usar para os fins identificados neste documento no (momento em que os dados foram recolhidos caso a base legal para o processamento seja o consentimento).

Ao visitar o sítio web da Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres:

Pelo simples acto de visitar o sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, os processamento de dados que ocorrem são feitos pela entidade que aloja o sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, e mais informação sobre isso está disponível no tópico: “Processamento por outros fornecedores de infraestrutura dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres””, não ocorrendo qualquer outro processamento de dados pessoais por parte da organização.

Se ao visitar o sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, preencher algum formulário incluído no site, os dados que forem introduzidos são processados.

Por membros da organização em outros momentos:

Em geral, os dados introduzidos nos formulários do sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, podem ser processados para diversos fins como, os descritos de seguida, sempre e apenas se forem necessários para os seguintes propósitos:

1. validar inscrições nos eventos,
2. logistica dos eventos (por exemplo: para a preparação do espaço para a quantidade adequada de participantes, assegurando a segurança e conforto de todos),
3. preparação da oferta brindes e ofertas personalizadas, ou não personalizadas se houver necessidade da organização de planear capacidade,
4. organização de eventos sociais que requeiram planeamento de capacidade,
5. preparação de alimentação,
6. promover o evento, incluíndo também em futuras edições,
7. assegurar uma memória pública do evento,
8. fins estatísticos sobre a participação no evento.

A organização não efectua estatisticas especificas sobre quaisquer titulares de dados individual, apenas estatísticas agregadas sobre o grupo inteiro de participantes.

Como referido anteriormente a informação especifica sobre cada dado está descrita na secção “Identificação dos dados pessoais recolhidos, dos fundamentos legais, e outras informações”.

Propósitos do processamento de dados pessoais pela ANSOL

Como entidade que fornece infraestrutura técnica à organização dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres, a organização transfere dados para a ANSOL, processa dados para o fim de assegurar meios técnicos para a sua recolha, armazenamento e outras formas de processamento realizados por membros da organização. Não o fazendo para quaisquer outros fins que assegurar a operacionalidade e segurança dos meios técnicos utilizados pela organização.

A ANSOL, oferece à equipa ECTL, uma instância de Nextcloud utilizada para todos os formulários nos quais são recolhidos todos os tipos de dados submetidos pelos utilizadores, a saber:

1. O formulário de contacto
2. O formulário de exercício de direitos relativos a dados pessoais
3. Os formulários listados na página de listagem de inscrições

Processamento por outros fornecedores de infraestrutura da Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres

GitLab on alojamento do sítio web

O website dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, está alojado na infraestrutura da GitLab B.V. utilizando o serviço GitLabs Pages, e a GitLab B.V. realiza algum processamento de dados pessoais. Pode saber mais de como o GitLab faz processamento, de que dados, e para que fins na sua Política de Privacidade, mas fazemos notar as seguintes utilizações, que julgamos serem as relevantes para os visitantes de páginas alojadas com GitLabs Pages:

• Entender como os seus serviços são utilizados e como os podem melhorar;
• Para melhorar a segurança dos serviços
• Para detectar abusos
• Para exercer os seus termos de utilização
• Para cumprir com obrigações legais
• Para proteger os direitos dos visitantes e garantir protecção e propriedade do GitLab ou de terceiros
• Para os objectivos para os quais o visitante conceda consentimento informado

Adicionalmente recomendamos também a visita e leitura da página do website da GitLab B.V., a respeito do cumprimento do Regulamento Geral de Protecção de Privacidade e também a página da equipa de Privacidade.

A GitLab B.V. é uma empresa constituída nos Países Baixos.

Informações técnicas sobre o sítio web

A seguinte informação técnica adicional ao facto de estar alojada no serviço GitLab Pages e utilizar Nextcloud Forms a correr numa instância de Nextcloud da ANSOL, pode ser relevante para compreender técnicamente o sítio web dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres opera, incluíndo como os seus dados são processados:

Vanilla Framework

O sítio web dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres, recorre a uma versão alojada pela Canonical da Vanilla Framework, uma framework de CSS, utilizada no sítio web para definir a aparência visual das páginas do sítio web.

Podem consultar o código fonte da Vanilla Framework seu repositório do GitHub, e podem consultar a política de privacidade da Canonical.

Hugo

O sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, são um conjunto de páginas web geradas e mantidas com o gerador de páginas estáticas Hugo.

Pode consultar o código-fonte do Hugo no seu repositório.

O sítio web dos Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres

A instância de Hugo que corre no serviço GitLab Pages em que o sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”, está alojado recorre à imagem de contentor do “registry” oficial do serviço de alojamento em linha da GitLab, para correr um contentor com o sítio web.

O código-fonte do sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres” está disponível para consulta e estudo livre no seu repositorio.

Destruição dos dados pessoais após o período de retenção

Os membros da organização vão destruir os dados armazenados na instância Nextcloud e quaisquer cópias locais que tenham, após o período de retenção de dados máximo de 6 meses.

Direitos como titular dos dados

Os direitos dos titulares dos dados pessoais, são definidos na legislação em vigor.

Para mais informação sobre quais os seus Direitos, visite o sítio web da Comissão Nacional de Protecção de Dados.

Como pode exercer os seus Direitos como titular dos dados

Para exercer os seus Direitos enquanto titular de dados utilize o formulário que criámos especificamente para o efeito.

Identificação dos dados pessoais recolhidos, dos fundamentos legais, e outras informações

Informações prévias

Alguns dos dados pessoais não têm que ser verdadeiros, e a importância da veracidade de cada um deles pode variar com o propósito a que se destinam e com a relação entre o titular, o propósito e a organização. A organização tenta clarificar em cada caso de utilização sobre a necessidade e o contexto para permitir ao titular dos dados poder fazer uma escolha livre e informada sobre o processamento dos seus dados.

Informação detalhada e especifica do processamento especifico de dados pessoais

Dados pessoais	Fundamentos Legais - Propósito	Período de retenção	Obrigação de fornecer	Publicidade dos dados processados	Notas adicionais
- Nome - alcunha - código de identificação único, escolhido pelo titular de dados	- interesse legítimo da organização em informar os participantes sobre membros da organização para garantir pontos directos de contacto dos participantes para fins de segurança - interesse legitimo da organização em informar o público em geral sobre os promotores e dirigentes de actividades de forma a motivar à participação do público nos eventos -interesse legitimo da organização em identificar a inscrição do titular de dados em actividades nos quais este tipo de identificação seja relevante/necessário	- Indefinidamente para quem dirigir actividades e membros da organização, - interesse legitimo da organização em preservar a memória histórica dos eventos e actividades, - 6 meses para todos os outros	Obrigatório quando campo no formulário é obrigatório	- dados publicados para membros da organização, e para quem dirigir actividades (apresentações, oficinas, eventos sociais, etc…) - privado para todos os outros	- Escolha livre do titular de dados na utilização, nome ou alcunha pública no caso de membro da organização, ou dirigente de actividade, mas para todos os outros os dados podem ser verdadeiros, ou falsos, desde que durante o evento a que se destina seja provavelmente único para permitir validar/identificar a inscrição, - tem de permitir a participantes identificar o titular de dados perante a organização para fins de segurança e eventuais suspeitas de violação do código de conduta, - se a organização, ou a entidade gestora do espaço anfitrião de evento, ou da actividade, não entregar bens perdidos por não o identificar univocamente, isso é da responsabilidade do titular de dados - os dados podem ser corrigidos
Dados Biográficos de: - oradores - quem dirigir oficinas e eventos e actividades	- interesse legitimo da organização em informar o público sobre os promotores e dirigentes de actividades para motivar à participação do público nos eventos, - consentimento no caso dos contribuidores para a organização que não os membros da organização de forma a publicitar as suas contribuições - interesse legitimo da organização em preservar a memória história dos eventos/actividades	indefinido porque fica publicado no sítio web e no histórico do repositório público de git do sítio web dos “Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres”	- obrigatório para membros da organização - opcional para contribuidores para a organização - obrigatório para oradores, para quem dirigir oficinas e eventos e actividades	Estes podem ser dados muito diversos, mas fica ao critério dos titulares de dados quais são exactamente os dados
Endereço de correio electrónico/email	interesse legítimo da organização em contactar os membros da organização, contribuidores, oradores, de quem promover e dirigir oficinas, eventos e actividades, e destes em serem contactados pela organização por motivos relacionados com a organização - consentimento para todos os outros casos	- indefinido para o caso de organizadores, contribuidores, oradores, de quem promover e dirigir oficinas, eventos e actividades - 6 meses para os casos restantes	- obrigatório para membros da organização, contribuidores, oradores, de quem promover e dirigir oficinas, eventos e actividades, e destes em serem contactados pela organização por motivos relacionados com a organização - opcional para os casos restantes	- pode ser publicado no histórico de contribuições do repositório git do sítio web da Encontros de Comunidades de Tecnologias Livres, para o caso daqueles que contribuem com código ou conteúdo para o referido sítio web - não será publicado em outros casos	o motivo pelo qual a organização não publica endereços de correio eletrónico no site é para evitar complicações na execução do direito de correcção e apagamento dos dados, relacionado com a possível necessidade de reescrita do histórico do repositório git do sítio web
Número de telefone	- interesse legitimo da organização entrar em contacto para fins da organização de eventos, de forma a garantir a coordenação, comunicação de decisões da organização, fornecimento de informações para o titular necessárias à sua participação, com: - oradores - quem dirigir oficinas e eventos e actividades	6 meses	obrigatório, quando o campo no formulário está marcado como mandatório	não será tornado público